Shaanxi JCWY Exhibition & Events Service Co.,Ltd.
Tel:(86-29)88622948
Customer Service:13389229463
Websitehttp://www.lojvln.live
E-mail:[email protected]

Add:7/F,Hengtian Smartfortune Building,No.2 Da Qing Road,Xian,710082,China


行業動態

西安會議策劃手冊

發布日期:(2018-12-29)   點擊次數:383

會議方案是在會議召開之前對構成會議的各個要素做出系統周密的書面安排的會議文書,屬計劃類公務文書。好的會議策劃方案,關系著整場會議的質量.今天就來聽聽西安會議策劃公司嘉誠小編為大家分享會議策劃手冊,希望能給大家帶來幫助!

會議方案一般是為大中型或重要的會議所做的預設方案。一般單位內部召開的小規模的例行會議可以通過簡易會議計劃或會議通知來預先安排好會議事務。

制定好會議方案,在會議召開前對會議的目的、規模、時間、地點設施、內容、議程、日程、組織形式、會議文件、經費、后勤服務等要素做出周密安排,能促進會議順利進行,取得完滿的預期效果。有些會議還需要向上級機關請示核準,會議方案可作為上級審核批準的重要依據。有些會議方案也可發揮通知的作用,向聯辦或與會單位通報籌備情況,以便做好必要的準備。

會議籌備方案內容包括:

1.確定會議名稱。

2.確定議題。

在會議過程中,會議的目標與任務必須落實到具體的會議議題上。議題是為目標和任務服務的,并為目標和任務所制約。有什么樣的會議目標和任務,就會有什么樣的會議議題。會議議題應當在會議召開之前與目標和任務一起確定。

單項議題的正式書面文件叫做議案。重要的會議,特別是法定會議,正式代表和法定機關提出的議題應當采用議案這一書面形式。議案必須經過一定的審查程序并獲得通過才能成為會議的議題,列入會議的議程。一般法定性會議都規定有提交議題(議案)的截止時間,便于議案審查機構在有效期限內予以審查。在一定程度上說,會議的準備主要是議題的準備。

會議議題策劃的要求如下:

①會議議題要服從會議目標;②處理好主題與議題的關系;③發現高效性的議題;④議題表述要準確;⑤議題要符合會議權限。

3.確定與會人員。

與會人員的確定是非常關鍵的,人數多了會給會議服務成本造成不必要的消費,少了又達不到會議服務效果。所以,在確定與會人員時,最重要的原則是選擇適當的人。但是往往很難做到,因為總是有人覺得自己應該參加會議,但是卻不能為會議有所貢獻,或是從會議得到什么。

確定參加會議人選要先想想正在計劃中的會議是屬于哪一種類型。如果它是一個提供信息的會議,那么與會者應是那些需要知道這個會議所提供信息的人,如果這個會議是解決問題的會議,就需要那些可以提供知識經驗的、影響會議決定的人,以及那些愿意為這個問題解決做出貢獻的人來參加。

現代會議服務業中,邀請參會人員是非常重要的工作特別是在商業性會議中,因此對于選擇邀請參會人員時,要考慮那些可以通過會議獲得各方面益處的相關人員,當然在會議議題設置中應該考慮不同與會者對會議益處的預期。

需要特別留意的是,與會者人數不宜太多。理由有3個:

①會議的成本非常昂貴,因此沒有必要出席或列席的人士,盡量不要讓他們參加。

②會議人員越多,會議的效率可能越低會議控制越難。

③隨著與會者人數的增加溝通將趨于困難。

4.確定時間地點。

5.會議期限。

6.日程安排。

7.確定會議通知內容。

8.會議通知跟進落實程序與要求。

9.會場布置要求。

會場布置雖然是個細節,但卻是整個會議的一個面子問題,給參會者留下對會議的第一印象,是非常重要的。會場布置通常由會議場所提供方和會議籌備人員配合完成,在會場布置之前,通常會出個會場布置方案,甚至畫出會場布置的效果圖,報告給會議領導小組來審批。

會場布置總體要求

會場布置要與會議的內容相匹配,根據會議內容可把會場布置為:喜慶熱鬧的、動感活躍的、嚴謹商務的,等等。

會議場所的室外布置

會議場所的室外及入口布置可根據需要選擇:

1、主會標

2、歡迎拱門、條幅

3、彩球、鮮花、氦氣球

4、地毯

5、展架、易拉寶、廣告板

6、引導牌

7、燈箱

8、簽到臺

9、休息座椅等

會議場所的室內布置

會議場所的室內布置可根據需要選擇:

1、會標、背景板

2、主席臺/聽眾席、演講臺的布置

3、鮮花、彩球、彩帶等裝飾

4、音像輔助設備

5、燈光、電源設備

6、茶點,可參考:會議的食品飲料安排

7、獎品、禮品、活動道具

8、桌牌、名牌

9、攝像設備等

開會前的兩小時內籌備組必須布置好會議現場,一般中小型的會議現場布置要注意以下幾個方面:

一、賓客姓名標簽的擺放

現在較為流行的是圓桌會議,因為這樣賓客不分主次、先后;但是如果正好會場沒有圓桌會議室怎么辦?那就只好選擇長型的,長型會議桌則一定要按賓客的身份、主次把順序安排好,在這方面多用些心,這個是至關重要的,一般會議主辦人應坐在右前方,賓客的主角坐在對面,依次類推,當然也可靈活掌握,但一定要有利于賓客的發言,提升會議氣氛。

二、投影、擴音設備的提前布置調試

投影幕布盡量不要擋住會議室內會議主題幕布或條幅,擴音設備應于會議前1小時調試好。

三、鮮花、水果的布置

鮮花一定要鮮艷,水果一定要新鮮、漂亮,這都是為了使沉悶的會議室增添一絲亮點。

當這一切準備工作全部到位后,或許會有提前到的嘉賓,這時一定要做好接待工作,不能讓客人感到冷場,給每個與會人員發一份會議資料,包括會議文件袋、筆記本和筆。然后,當嘉賓陸續到齊后,招待各位嘉賓入位,并吩咐會場服務人員倒上茶水。

制定會議方案時應加強會議管理

會議管理看似簡單,但實質上如果要把它做好也是得費一番苦心的。會議要講究質量。開會手機鈴聲此起彼伏、抽煙耳語、遲到早退、講話不入主題、會上不說,會后發牢騷等現象,都是會議質量不高、會風不好的典型例子。會議管理要做好須注意以下幾個事項:

一、召開會議須事先明確三個角色:會議主持、會議調度和會議記錄。

會議主持起到一個主線的作用,其職責是宣布會議開始、提出會議議題、把握會議時間、執行會議制度、總結會議內容、跟蹤會議結果。

會議調度,起到把握整個會議主題,以防跑題的作用。一般由與會者中職位最高者擔任,負責控制會場秩序、緊扣議題議論、指定發言人、總結會議優劣。

會議記錄,詳細記錄會議的要點和細節,準備會議紀要,以便于會后做出客觀的會議評估。起到一個支持的作用,負責準確記錄會議的要點并發放會議紀要,最后確認執行人及完成時間。

二、制定會議紀律并嚴格遵守。這個在給每個人發的會議材料中的《會議注意事項》里面就要寫明,諸如,進入會場前把手機調至振動或關機,這一點在與會者進入會場前也要提醒一下。

三、主持人、調度人利用各種方法使會議緊扣主題,提升會議氣氛,使與會的每一個人都敢于說、參于說,從而達到預期的效果。大家都緘口沉默對會議本身來說不是好事情,只有讓每個于會者都圍繞話題說出真正想說的,真正有價值的才達到了會議的最高境界。

會議追蹤:會議組織者除了通知、組織會議外,一定要保證會上決定的會議目標、工作任務得到全面貫徹。與會者在會上在充分討論一個事情后,必須馬上決定此事的負責人、需要協調的部門以及完成時間。最后會議跟蹤、監督工作更是不容忽視。只有監督將會議議項完成了,會議才真正結束了。

會議室座位安排五種方式

第一,環繞式的座位安排。在會場中不設立主席臺,把座椅、沙發、茶幾擺放在會場的四周,不明確座次的具體尊卑,聽任與會者在入場后自由就坐。這樣的座次安排,比較人性化,沒有明顯的地位區分,大家也能夠暢所欲言、不致過分拘謹。這與茶話會的主題最相符,也最流行,但不適合一些主題嚴謹的會議。

第二,散座式的座位安排。散座式安排,大多適合在戶外舉行的聯歡會或是聯誼會,座椅、沙發自由地安放組合,甚至可由與會者根據個人要求而隨意安置,這樣就容易創造出一種寬松、愜意的社交環境。這是一種體貼的安排,適合私下的溝通和交流,當然,這種座位安排方式也只是適合主題輕松的會議。

第三,圓桌式的座位安排。在會場上擺放有一張圓桌,請與會者在周圍自由就坐。在圓桌會議中,可以不用拘泥諸多的禮節,主要記住以門作為基準點,靠里面的位置是主座就可以了。面門為上、以里為尊,這就是圓桌式座位安排的基本原則。

第四,方桌式座位安排。在方桌會議中,特別要注意座次的安排。如果只有一位領導,那么他一般坐在長方形桌子的短邊,或者是比較靠里的位置。以會議室的門為基準點,在里側是主賓的位置。如果是由主客雙方來參加的會議,一般分兩側來就坐,主人坐在會議桌的右邊,而客人坐在會議桌的左邊。

第五,主席臺式座位安排。在會場上,主持人、主人和主賓被有意識地安排在一起就坐,這個在安排座位時有明確的規則。首先主席臺必須排座次、放座次牌,以便領導同志對號入座,避免上臺之后互相謙讓。主席臺座次的排列,領導為單數時,主要領導居中,2號領導在1號領導左手位置,3號領導在1號領導右手位置;領導為偶數時,1、2號領導同時居中,2號領導依然在1號領導左手位置,3號領導依然在1號領導右手位置。

10.會議文件資料種類、內容、要求。

11.會議設備和用品種類、要求。

12.會議后勤安排。

13.會議記錄安排。

14.會場服務安排。

15.會議預算安排。

16.議定事項催辦及反饋的程序、要求、責任人。

17.其他注意事項。

---------------------------------------------

會議方案具有以下特點:

1.針對性。會議方案是針對大型會議所做的規劃安排,因此具有針對性。

2.指導性。會議方案對會議整個進行過程具有指導作用。

3.多樣性。由于會議種類多樣,相應的會議方案也具有多樣性的特點。

按會議性質分,可分為以下三種:

(1)代表會議方案。代表會議一般參加人數較多,召開時間較長,會議程序嚴格,而且不同級別的代表會,有不同要求,其方案也比較復雜。

(2)工作會議方案。工作會議,雖然不像代表會議在程序和規格上要求那樣嚴格,但在材料的準備工作上有自己突出的特點。

(3)表彰獎勵性會議方案。表彰獎勵性會議除會議本身之外,因涉及獎旗、獎狀、獎品之類,在財務和物資方面需要做好準備,其會議方案比較復雜。

會議方案通常由標題、開頭、主體、結尾、落款等五個部分組成。

1.標題。會議方案標題的規范寫法由召開單位或范圍、會議名稱、文種名稱(方案)“三要素”構成,有時可以省略會議召開單位。常用的文種名稱有:方案、籌備方案、籌備接待方案、計劃、策劃方案等。

2.開頭。在開頭之前,有的要寫明方案的送達機關。屬于要送上級機關批示的,就寫送達上級機關名稱,屬于要下級知曉的、發給與會機關或個人的,則寫下級機關名稱。開頭部分一般寫明召開會議的原由、根據、單位、會議名稱、會議時間、地點、會期等,對會議的基本要素進行說明,引出下文。大致相當于一般專題方案中“指導方針”、“總體設想”部分。

3.主體。主體部分一般要寫明會議的宗旨、主題(內容、議題)、規模(與會人員)、議程、日程、會議形式、會務機構的組織和分工、會議文書、會議經費、保障措施、籌備情況等事項,相當于一般計劃中的“目標要求”、“措施方法”、“實施步驟”。一般分條列項寫出。

4.結尾。結尾語部分的寫作,要根據會議方案的性質而定,屬下級機關請示上級機關的.可寫上類似請示報告結尾的用語。如“以上方案,當否,請批示”。

5.落款。一般寫明方案的制發文機關、簽署日期,并加蓋公章。

會議方案的寫作要求

1.科學安排,考慮全面。會議方案是進行會議的依據,會前要把舉行會議的有關規定、各種程序、各方面可能遇到的情況都要考慮到、估計到,總攬全局、全面統籌。

2.明確要求,安排細致。大中型會議涉及人員多,頭緒繁,內容雜,在設計會議籌備方案時應周密考慮,妥善安排有關事項。如對材料撰擬、分發、會標制掛、座位排列制作、安全保衛、醫療服務等都作明確的安排。對會議銜接時間計算準確,周密計劃,精心安排。

3.留有余地,靈活機動。既要把任務、時間盡可能計算準確,同時,又要為相關活動留有彈性空間,防止安排太緊、太滿而造成被動。

4.層次分明,合理安排條款順序。寫作時合理安排各條款間的邏輯順序,既要條款分明,又要順序合理。

會議方案范例

▲一般/大型會議方案

【內容要件】會議名稱、會議目的、會議議題、會議組織方式、會議規模、會議召開時間地點、會議報到時間地點、會議日程安排、會議組織領導、會議出席人員及準備要求、會議組織者的聯系方式、會議說明事項等。

不同的會議類型有不同的會議方案

會議策劃不是簡單的PPT的堆砌,而必須是根據會議的目的借助一定的科學方法和藝術,為決策、計劃而構思、會議策劃設計、制作策劃方案以達到最終的會議效果,好的會議策劃,一定是對具體的執行方案有深入的思考,具有可行性;一定是在某些方面有突破,有新意、有創意才行。

1、具體分析各種情況做出最完美的會議策劃。

2、根據會議的級別,選擇會議舉辦地。

3、根據會議對周邊環境的要求,確定具體舉辦地點。

4、根據會議的具體情況,確定是否將會議劃分為幾個分會場,選擇分會場的地點,并提前預約。

研討會議

研討型會議通常專業性較強,參與的人數不是很多,除非是行業標準討論,一般不會超過100人。這類研討會的關鍵點是會場及地點選擇。

會場(除一般性的主會場外),通常需要一些小型會所以便分組討論。主會場的布置除保留主持人外,其他座位應當體現平等精神,發言用的麥克風應該每個座位都有——除非人數小于15人。

關于地點,通常選擇相對封閉、安靜、利于保密的地點,最好能在郊區環境優美會所——應當滿足夜間娛樂休閑、團隊精神訓練、場景變換、交通相對方便等要求。

培訓會議

培訓會議也是專業型會議,通常是企業內部或者教育部門舉辦。除帶有研討性質外,更多的是技能交流及知識傳授,所以培訓會議對場地的要求相對較高——除了一般的封閉式會場外,應該還有各類拓展訓練設施或者場地,可能的話還應該有高品質的休閑放松場地。培訓會議的關鍵點:場地、培訓設施及培訓師。

社團會議

社團會議通常為純會議,往往需要發布一些宣言或者決議之類的書面信息。所以社團會議經常配合新聞發布會舉行。舉行此類會議,表決設施、現場會員排序及會場控制是關鍵。作預算的時候應當考慮新聞傳媒成本——包括記者的邀請、交通、住宿及餐飲安排等。

公益性/技術性論壇

此類會議多為公開性會議,系列分會將是此類會議的特點,所以會議場所的選擇非常重要,基本要求是可以分割或者主會場附帶小會場,對會議設施要求也比較高——同聲傳譯、傳媒記者招待、多媒體、視頻直播以及討論場地等均有可能要求提供。此外,如果會議主辦地的會場不能滿足幾種分割要求,那么會務交通就成為需要重點考慮的內容。

訂貨交流會議

此類會議實際上兼有展覽性質,因此會場的要求相對特別。理想的場地應該是專門的展覽館或者會展中心,帶有商務會所或者類似場地則再完美不過。如果是小型訂貨交流會,可以設立在大型商務型酒店。組織或者代理此類會議的關鍵點是:場地選擇、會場控制、展覽布置。

上一篇:西安慶典公司工作人員分享布置慶典現場需要注意的問題? 下一篇:什么是公關策劃,公關策劃包含哪些元素
江苏7位数最新开奖结果 体彩6+1开奖 广东时时彩20选8 福建快3今天开奖号 炒股票软件 三d组六6码遗漏 99彩票群 华兴娱乐官网 福利彩双色球复式 马王两码中特 地下城勇士法师 六合彩管家婆 有木有手机赚钱的软件下载 中国福利彩票36选7开奖结果 山西泳坛夺金规则 seven elenven赚钱吗 总进球数推荐